講演会ガイド｜講演依頼のスピーカーズ

講演依頼を快く引き受けてもらえたときには、相手に感謝の気持ちを伝えることが大切です。特にビジネスシーンでは、承諾後のお礼メール一つで、その後の信頼関係やイベント運営の円滑さに影響することもあります。

今回の記事では、講演依頼に承諾していただいた際のお礼メールの書き方や注意点、実際に使える文例などを紹介します。講演会の主催者や担当者の方はぜひご覧ください。

講演依頼に承諾してもらった際のお礼メールの書き方

それではまず、講演依頼に承諾してもらった際のお礼メールの送り方の基本、ポイント・注意点を解説します。

メールを送る際の基本

講演依頼を承諾していただいた際のお礼メールは、できるだけ早く送ることが大切です。午前中に承諾をいただいたならその日のうちに、午後や夜であれば翌日の午前中までに送るのが理想です。相手の記憶が鮮明なうちにメールを送ることで感謝の気持ちがより伝わります。件名は「講演依頼承諾への御礼」など、どんな用件かが一目でわかるように工夫しましょう。

本文では、定型的な文章だけで済ませず、依頼に至った経緯や感謝の気持ちを具体的に盛り込み、特別感を演出することが大切です。さらに、主催者側の担当者名や連絡先も明記することで、講師が不明点をすぐ確認でき、信頼関係の構築にもつながります。

多忙な講師も多いため、要点を整理し読みやすい構成を心がけることも大切です。長文になりすぎず、適度に段落を分けることで視認性も高まり、相手に配慮のある印象を与えられます。

書く際のポイント・注意点

お礼メールでは、まず「承諾いただいたことへの感謝」を明確に伝えることが最優先です。その後に、依頼に至った経緯や依頼内容を再確認し、今後の連絡方法や詳細資料の送付時期などを添えると実務的にも役立ちます。文章は簡潔ながらも丁寧な表現を意識し、失礼のない敬語を徹底することが重要です。

また、宛先や講演日程の記載ミスは大きなトラブルにつながるため、送信前に必ず確認しましょう。加えて、必要に応じて返信期限や次のステップを示すと、講師側の準備がスムーズに進み、双方にとって効率的なやり取りが可能になります。

文面のトーンにも注意が必要です。関係性にもよりますが、堅すぎると形式的に感じられ、逆に軽すぎると失礼にあたるため、状況に応じて適度な敬意と温かみのある表現を心がけましょう。

お礼メールの文例

それではここからは、お礼メールの文例やNG例を紹介します。

文例①

件名：講演依頼承諾への御礼

〇〇株式会社

〇〇様

平素より大変お世話になっております。

この度は弊社主催の〇〇セミナーにおけるご講演をご快諾いただき、誠にありがとうございます。心より感謝申し上げます。

今回の講演は、参加者に新しい視点や学びを提供したいという思いから企画したものであり、〇〇様にご登壇いただけることは大変心強く存じます。

講演日時は〇月〇日（〇曜日）〇時より、会場は〇〇ホールを予定しております。詳細につきましては、〇月〇日までに正式なご案内資料を送付いたします。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――

〇〇株式会社

担当：〇〇 〇〇

TEL：XXX-XXXX-XXXX

Mail：XXXX@xxx.co.jp

文例②

件名：講演依頼承諾への御礼

〇〇大学　〇〇学部

教授　〇〇 〇〇様

〇〇株式会社の〇〇と申します。

この度は、弊社の講演依頼を快くお引き受けいただき、誠にありがとうございます。心より御礼申し上げます。

ご専門の分野で長年にわたりご研究とご指導を続けてこられた〇〇先生にご登壇いただけることは、参加者にとって大きな学びの機会となり、主催者としても大変光栄に存じます。

講演は〇月〇日（〇曜日）、会場は〇〇ホールにて開催を予定しております。正式なご案内資料や当日の詳細スケジュールにつきましては、〇月〇日までに送付させていただきます。

ご不明点やご要望がございましたら、遠慮なくご連絡ください。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

――――――――――

〇〇株式会社

担当：〇〇 〇〇

TEL：XXX-XXXX-XXXX

Mail：XXXX@xxx.co.jp

NG例

お礼メールを書く際には、感謝の意図が十分に伝わらない文面や、誤解を招く表現は避ける必要があります。例えば、「承諾ありがとうございます。当日はよろしくお願いします。」といった短文のみのメールは、形式的すぎて相手への敬意が感じられず、ビジネス上のやり取りとして不適切です。

また、感謝より先に事務的な確認事項ばかりを並べると、「依頼を受けてもらえたことへの喜び」が伝わらず、印象を損なう可能性があります。

講演依頼に承諾してもらった際には

講演依頼を承諾していただいた際には、迅速かつ丁寧にお礼メールを送ることが大切です。感謝の気持ちを伝えるだけでなく、依頼に至った経緯や、講演内容や日時の再確認を行うことで、講師との信頼関係を深め、当日の準備をスムーズに進められます。文章の表現や敬語の使い方にも配慮し、誤記や記載漏れがないよう注意することが大切です。

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