講演会ガイド｜講演依頼のスピーカーズ

 
講演依頼や講演会の企画を立てる場合、多くの方が初めての経験で戸惑うものです。講演会と一口に言っても、行政や自治体の啓発活動、企業の商品やサービスの販売促進、お客様との関係強化、社内研修などさまざまな目的で実施されています。
 
講演会は、来場者、主催者、講演者のすべてが満足してはじめて成功と言えます。そして、講演会を成功させるためには、ポイントがあり、それを知ることが大切なのです。
 
今回は、講演会を成功させるための基本的なノウハウを惜しみなくご紹介致します。講演会開催のヒントにお役立て下さい。

講演会開催の流れ

【ポイント①】講演会の企画
目的／テーマ／対象者、いつ、どこで、誰を、いくらでかを踏まえる。
 
【ポイント②】講師料金の目安
開催にかかる費用は大きく４つ。講演料・交通費・会場費・宣伝費。
 
【ポイント③】講演会の準備
準備物、制作物、告知、当日の流れなど、本番に向けての準備。
 
【ポイント④】講演会当日
段取りの打合せと再確認。成功に向けて準備徹底し本番へ。
 
【ポイント⑤】講演会終了後
講演料支払い、次回の参考に来場者反応確認。お礼状の受け渡しなど。
 
【ポイント⑥】その他、依頼状・礼状など
講師への依頼状・礼状の例文やよくある質問など。

【ポイント①】講演会の企画

現状で決まっている情報を以下に当てはめてみて下さい。講演会を開催するには、以下の5つの要素が必要です。
 
①目的／テーマ／対象者
②予算
③場所（会場）
④日程
⑤講師
 
このどれか一つが欠けても講演会は開催できません。講演会というイベントを成功させるためには、企画をしっかり立てることが「鍵」となります。
 

目的／テーマ／対象者

まず「目的」を明確化します。来場者にどんな変化（理解・行動・態度）を起こしたいのかを定義し、KPI（満足度・申込数・商談化率など）を設定します。「テーマ」は、その目的を達成するために「誰のどんな課題を、どの切り口で解くか」を一文で表現します。最後に「対象者」を具体化します。
 
役職・業種・経験年数・抱える悩み・意思決定権の有無までペルソナ化し、難易度や事例の選定、資料を最適化します。

予算

講演会を構成する要素の中で最も内容に影響を及ぼすのが講師選びです。注意をしていただきたいのが、予算を立てずに講師選びを始めるケースです。その場合、選択肢の幅が広がりすぎて講師が定まらず、結果的に正式依頼の時期に間に合わず、依頼まで至らない場合がございます。
 

 
講演会開催にかかる費用は大きく4つあります。
 
①講師の講演料
②講師の交通費（必要な場合宿泊費）
③会場費（設営費や備品含む）
④宣伝費（ポスター、チラシの作成費）
 
③と④に関しましては、無料で使える施設や費用がかからない場合もあるかと思いますが、上記のような必要経費を計算の上、①②の講演費用にいくら予算が取れるのかをイメージする必要があります。また、見落としがちなのが講師一行の交通費です。
 
基点が東京の場合、会場までの交通費（マネージャーを含め2～3名分、グリーン車やプレミアムシートの利用も考えられます。）が別途必要となります。移動距離や時期によって飛行機代だけで十数万円かかることもあります。そのあたりも事前に調査して予算組みを行いましょう。

場所（会場）

目的によっても様々ですが、収容人数や、アクセス、設備（音響照明やスクリーンなど）が会場選びのポイントとなります。集客人数が多く、公共の会館やホテルで開催する場合は、予約が必要となりますので、時間的な余裕を持って会場選びを進めましょう。
 
また、最寄り駅からのアクセスも集客に大きく影響します。できるだけアクセスの良い会場を選びましょう。音響照明やスクリーンなどの設備がない施設で開催する場合、機材をレンタルする費用や手間が発生しますので、そのあたりもよく吟味すべきポイントです。
 
近年ではオンラインでの開催も一般的になっています。地方に住む方や多忙な方でも参加しやすく、交通費や会場費の削減にもつながるため、イベントの目的や規模に応じて柔軟に検討すると良いでしょう。
 

日程

開催する日程はイベントの趣旨によって変わってきます。集客を目的とする場合は、土日祝日、社内や学校のイベントなら平日といったように、対象者に合わせた日程や時間帯に配慮した企画がおすすめです
 
また、講師や会場のスケジュールの都合もありますので、候補日を複数日挙げておくとスムーズでしょう。特に、文化イベントが多い秋（10月・11月）の土日は講演会が集中しますので、秋の講演会開催をお考えの場合は、できるだけ早めに準備を始めることをおすすめします。

講師

すでに呼びたい講師がいる場合と、いない場合、予算の都合もあるので誰を呼んだらいいのかわからない場合などがあると思います。当社「Speakers.jp（スピーカーズ）」では豊富な講師の中から、テーマやご予算に合った講師を無料でご提案致します。
 
直接聞きづらい講演料の調整やスケジュールの確認から、決定後の当日までの段取りまで当社が替わってお引き受けしますのでお気軽にお問い合わせ下さい。
 

 
Speakers.jp（スピーカーズ）の使用方法
まずは当サイトの講師リストから目的となるテーマ、ジャンルを選び、希望の講師を検索して下さい。複数名いらっしゃる場合、希望順位をつけて電話（03-5798-2800）か問い合わせフォームにてお問い合わせ下さい。
 
※都合によりサイトに掲載していない講師も多数おります。ご希望の講師が掲載されていない場合でもお気軽にご相談下さい。
 
また、当社サイトでご紹介しているような有名人講師は、大きく分けて講演会をメインのお仕事にされている方と、本業（例えば俳優や医師、大学教授など）が別にあり、会の趣旨とスケジュール、そして予算が合えば出演可能な方とがいらっしゃいます。複数の講演候補に対し、出演可否、予算、スケジュールの3つを摺り合わせる作業は大変です。
 
当社では、ご予算とテーマに合った適切な講師を派遣いたしますので、お気軽にご相談下さい。
 
講演時間は60分か90分が基本です。講師によっては120分でも可能な方もいらっしゃいますが、あまり長過ぎても間延びしたり短すぎても物足りなかったりと、来場者の満足度に影響する場合があります。
 
また、来場者のモチベーションが高い場合は、質疑応答の時間を作るとさらに盛り上がる場合があります。予定の時間が90分の場合、最後の20分程度を質疑応答の時間にすると、講師と直接触れ合える機会となり来場者の満足度も高くなります。ただ、まれに質疑応答が不可の講師もいらっしゃいますので、事前にお問い合わせ下さい。

【ポイント②】講演料の目安

講演依頼の際、講演会のテーマに合う講師を選ぶとき、価格や予算によって人選が左右されがちです。しかし、所属事務所の都合上、講演料は一般に公表されていないのが実情です。一般に、講師の知名度や人気度と講演料は比例するものですが、目安となる料金表なども存在しないため講演会の企画を立てる上でもそういった情報を探している方も多いのではないでしょうか。

テレビで人気のあの文化人・タレント・アスリートの講演料はいくらなのか？ご希望の講師がいる場合でも、必ずしも予算に合うとは限りません。予算に合う講師にはどのような人がいるのか、最適なマッチングを実現するための講師料金の相場や目安を講演会のプロがご案内いたします。

お問合せ頂ければ専門のスタッフが「無料」でご案内いたしますので、お電話やお問合せフォームから、お気軽にお申し付けください。

〜30万円

 
それぞれの分野で高度な専門性を発揮し、業界の玄人として知られる人たちです。比較的リーズナブルな金額でありながら、専門性の高い講演会を実施できます。
 
主に、ビジネス研修や、教育・介護・防災テーマなど、より実務的な知識や情報をテーマとする講演会にぴったりです。
 
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31万〜60万円

 
テレビや新聞、雑誌などでその顔が知られ、専門性とタレント性を兼ね備えた講師が多く控えています。人気教養バラエティ『ホンマでっか?!TV』などで、コメンテーターとして出演しているような文化人も多く、野球やサッカー、ゴルフなどのメジャーなスポーツ関係者や、オリンピックアスリート、メダリストを選びやすい予算帯といえます。
 
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61万〜100万円

 
専門性もさることながら、高いタレント性のある講師が多く、誰もが知っている知名度によって、確実な集客が実現できます。エンターティナーと呼ばれる人も多く、式典や周年行事等に華を添えるには、最適な講師陣ばかりといえます。
 
講演・イベントの華やかさを演出しながら、価格的にもバランスの取れた講演依頼の人選が可能な予算帯です。
 
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100万円以上

 
その講演に希少性を有する講師陣が多く、高い専門性だけではなく「華」のある方々が控えています。テレビ等で広く活躍している有名芸能人やトップアスリートは言うに及ばず、いるだけで多くの人が集まってくる、いわゆるスターと呼ばれる人がたくさんいます。500～1000名以上の集客力を求める講演依頼には、最適な講師が見つかる予算帯です。
 
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その他経費

講演依頼に際し、講演料のほかにもご予算を組んでいただくものがたくさんあります。備品レンタル料を含む会場費、講師とマネージャーの往復交通費（新幹線ならグリーン席、飛行機ならプレミアムクラス）は欠かせません。
 
開催時間帯によっては、食費、宿泊費もかかります。講師がモデルや女優の場合は、衣装・メイク代がかかる場合もあり、同行者が3～4名程になる場合も。歌手やものまねタレントの公演などで、音楽を使用したステージの場合では音響照明費（機材・スタッフ）、講師の一人喋りではなく対談形式（トークショー）の場合はMC（司会進行役）の出演料が必要です。
 
その他、集客のための告知物の印刷代やWebサイトの制作費など、様々な経費がかかります。

【ポイント③】講演会の準備

講師が決定しましたら、準備物の用意、制作物の確認、イベントの告知、当日の流れなど、本番に向けての準備を整えましょう。

進行表の作成

講師や会場、スケジュールが決定しましたら、次は当日の流れを決めましょう。開場時間、開演時間と終了時間、司会者、講演内容、その他催しの内容、受付、講師の送迎アテンド・進行役スタッフの人数、スタッフ集合時間など、段取りを決めることも重要です。
 
進行表（または進行台本）を作成し、関係者で共有するとともに役割を明確にすることで、チェック漏れやトラブルも防げます。Speakersスタッフへもお気軽にご相談下さい。

準備物

基本的な準備物（控え室、演台、マイク、お食事）に加え、講師によって必要な準備物も異なります。当社をご利用いただける場合、講師ごとの準備物はSpeakersスタッフよりご連絡させて頂きます。準備物リスト（PDFファイル）を確認の上、ご準備をお願い致します。
 

 
（例）PCを使う講師の場合
・・・スクリーン、プロジェクター、インターネット環境など
※準備物リストを担当者全員で確認することで、準備漏れも防げます。

告知方法

せっかくの講演会をより有意義なものにし、多くの方に参加していただくためには集客活動も重要です。
 
集客策として、
 
─ポスターやチラシ
─社内報や広報誌
─ホームページ
─新聞広告
（場合によってはTVやラジオも）
 
を活用したイベントの告知が考えられます。
 
※当社をご利用いただける場合、告知物作成に必要な講師の写真やプロフィールSpeakersスタッフが手配致しますので、必ずオフィシャルのものをご使用下さい。
 
但し、告知する場合は、講師側の事前の承諾と修正可能なゲラや入稿・印刷前データの内容確認が必要になります。告知時期に余裕をもって進めていくことをおすすめします。
 

集客UPのアイデア

前述の告知物に加え、集客UPのアイデアとして来場者メリット（オプション）を付ける方法もあります。
 
著書の販売と同時にサイン会、握手会を実施
有名人講師と直接ふれあう機会を作ることで集客UPが期待できます。
 
来場者特典プレゼントの実施
来場者に喜ばれそうなプレゼントを用意しましょう。
（例）講師の著書プレゼント（数量限定）

記録物の確認

講演会の模様を写真やビデオで記録したい場合、告知物と同様に事前に講師側の承諾が必要となります。講師によっては、当日の記録は一切不可という方もいらっしゃいますので、必ずご相談下さい。
 
主催者記録用の録音・録画・写真撮影、広報用の新聞やテレビ取材、記念用のサイン・写真撮影のご要望がある場合は、事前に確認が必要です。
 
当社をご利用いただける場合、講師側への確認と相談の上、対応させていただきます。

交通手段

講演会会場までの講師の交通手段は、最寄りの空港、駅から会場までの移動手段（基本的にはタクシーや車による送迎が必要）や移動時間（逆算して飛行機や列車などを手配）を事前に確認、講師側と相談の上、手配する必要があります。
 
講師によっては、航空会社、座席の指定がございます。飛行機を利用の場合は、予期せぬ事態に対応できるよう、当日でも便の変更が可能な正規料金での手配が基本となります。
 
当社をご利用いただける場合、チケットの手配は基本的にSpeakersスタッフが行います。会場や当日のスケジュールに応じて新幹線や飛行機の手配、（宿泊が必要な場合はホテルの予約）をとり行い、チケットを講師側にお渡しします。
 
チケット代については、後日実費をご請求させていただきます。但し、移動や宿泊手配について、主催者様のご都合で調整等が必要な場合は、お気軽にご相談下さい。

必要な交通費等の内訳
─講師+同行者の起点よりの往復（飛行機は正規料金が基本）
─最寄の空港、駅から会場の送迎
─宿泊を伴う場合はホテルの手配
 

最終確認

講演会開催前に、講師側と会場側に最終確認を行ないましょう。講師の到着時間、送迎、会場やイベントの進行、当日の緊急連絡先など、再度確認が必要です。
 
当社をご利用いただける場合、Speakersスタッフが必要な事項について確認の連絡を致します。講演会を成功させるため、主催者様に安心してお任せいただけるようSpeakersスタッフが全力で務めさせていただきます。 講演会の開催前に、講師側や会場側などで最終の確認をしましょう。当日の講師の到着時間、送迎、会場やイベントの進行、当日の緊急連絡先など、再度確認が必要です。
 
当社をご利用いただきますと、スタッフが必要な事項について確認のご連絡をさせていただきます。講演会の成功のために、不安な点、ご不明な点がありましたら遠慮なくお尋ね下さい。

【ポイント④】講演会当日

イベント当日は、すべての段取りがスムーズに行なえるようスタッフと打合せ、全体の流れを再度確認する必要があります。その上で来場者のケア、講師の立場に立ったご配慮をお願い致します。イベントが成功するよう準備を徹底し、本番に挑みましょう。

イベント全体の流れ

当日の準備
開場前までにステージまわり、控え室、受付関係など、会場のすべての準備を整える必要があります。
 
特にプロジェクターなど機材を使用する場合は、事前に映像と音声が出るか、使用するPCやDVDなどの確認、当日の天候や来場者の集まり具合をみて受付、開場時間の順応な対応、講師の入り時間に合わせたスタッフによる送迎も必要です。
 
 
開場～開演
開場時間には、来場者の案内、アナウンス、必要により警備などがあります。開演前に来場者への写真撮影や、録音の禁止のアナウンスもお忘れなく。来場者に手渡す資料やアンケートがある場合は、入場時の配布、退出時の回収について事前に会場でアナウンスをするとスムーズになります。
 

講師到着からの流れ

講師到着から閉会までの流れですが、講師が静かに講演の準備が出来るよう、対応することが大切です。
 
以下、一般的な講演会の流れとしてご参考にして下さい。
 
【スタッフによる送迎、会場入りのご案内】
 
1．講師が会場へ到着
（控え室にて待機し、おしぼりや飲み物などケータリングの準備が必要）

　　　　⇓

2．会の担当者や責任者の方と講師のご挨拶・ご面談
（ステージまでの導線や、会場のセッティング、進行などを打合せ）

　　　　⇓

3．司会の呼び込みにより講師登場

　　　　⇓

4．司会より講師略歴紹介

　　　　⇓

5．講演開始
（冒頭で講師の紹介ビデオを上映するケースもあり）

　　　　⇓

6．講演終了

　　　　⇓

7．司会より締めの挨拶

　　　　⇓

8．講師退場

　　　　⇓

9．本の販売・サイン会等
（講師により異なります）

　　　　⇓

10. 控え室にて少しご休憩の後、講師出発
（最寄りの空港や駅までの送迎）
 
当社をご利用いただける場合、原則的に当日謝礼は必要ありません。また、イベント終了後講師の懇親会への参加をご希望される場合は、事前にご相談下さい。

【ポイント⑤】講演会終了後

講演会終了後、講演料の支払いが発生します。また、次回の企画の参考に来場者の反応を確認することも大切です。
 
当社をご利用いただける場合、講師側へのフォローは当社が基本的に行います。お礼状の受け渡しなど、ご希望がございましたらお気軽にご相談下さい。

支払い

当社をご利用いただける場合の講師への謝礼（講演料）は、当社より後日、請求書を発行させていただきますので、講演終了後7営業日以内に指定の銀行口座へお振込み下さい。
 
尚、お振り込み手数料は、ご負担いただいておりますので、予めご了承下さい。領収書の発行も可能ですので必要な場合はお申し付け下さい。
 

終了後の報告

講演会の反応は、来場者アンケートなどから読み解くことができます。毎年定期的に開催している場合は、来場者に次回聴講したい講師を書いてもらうと次回の企画の参考にすることができます。
 
当社をご利用の場合で来場者アンケートを取られた場合は、是非当社にもお知らせ下さい。次回のご提案の参考にさせていただきます。
 
また当社からも主催者様にアンケートを送付させていただきますのでご協力下さい。今後、より良い講演にするための参考資料とさせていただきます。

【ポイント⑥】その他

講演会を成功させるには、様々な準備が必要です。その中でも、講師への講演依頼状、講演会終了後講師に宛てるお礼状、参加者や出席者へのお礼状は、講演をより実のあるものにするために、押さえておきたい重要なポイントといえましょう。
 
それでも、いざ書くとなると、その書き方で頭を悩ませてしまう方も多いはずです。しかし、様々な書状には、書き方にルールがあります。それを理解し、ルールに則った書式でしたためると、非常に有効な書状ができあがります。
 
そこで、希望の講師を招聘し、講師にも参加者・出席者にも大いに満足していただくために、伝えたい内容を効果的に表した講師への依頼状（打診）、講師への礼状（事後）、参加者・出席者への礼状の文例、書式例をご紹介いたします。
 
適切な書式に則ることで、熱意と感謝の心が的確に伝わり、講演会を成功に導き、次回の講演会開催へも繋がります。

講師への依頼状（打診）

講師へ講演などを依頼する場合の依頼状の書き方をご紹介します。講師への依頼状をどう書いたらよいかお困りの方も多いと思いますが、以下のポイントを押さえれば、実に簡単です。ポイントは、自分の気持ちよりも講師の気持ちを考えることです。
 
特に講演会にひっぱりだこの人気講師は一日に10件～20件もの講演依頼を受けるわけですから、要点が伝わりやすい事が第一です。特に、最近はメールで送るケースがほとんどですので、講師招聘に対する熱い気持ちはメールで伝え、添付の依頼状は簡潔にするのがポイントです。
 
 
悪い例
●企画開催に対する思いを延々と述べてあり、熱い気持ちは伝わるが、肝心な内容・条件などが具体的に書かれていない
 
 
良い例
●依頼内容が項目ごとに整理され、分かりやすい
●金額や日時など具体的な条件が明記されており、 講師にとって可否の判断がしやすい。
 
 
下記で紹介するのは、開催する講演会、セミナー等の講師への依頼状の書き方のサンプルです。次のような文章構成にしています。実際にサンプルをダウンロードしてテンプレートとしてご利用下さい。
 
【前文】
簡潔な挨拶（長々とした挨拶は不要）
 
 
【主文】
企画概要を簡潔に記入。前分の下に「記」として依頼を行う具体的な内容・条件（日時、所、テーマ、謝礼の金額、交通費の有無など）を明記する。
 
 
【末文】
簡単な締めの挨拶
 
 
以下はあくまで一例にすぎませんので、ご使用になる状況等に応じて、適宜文面を修正してください。

講師への礼状（事後）

講演終了後、講師へのお礼状を出す事は”マスト”ではありませんが、講師としては礼状をもらうと嬉しいものです。また、お礼状に加え、聴講者のアンケートなどを同封するとさらに講師に喜ばれます。
 
下記テンプレートは、開催する講演会、セミナー等の講師への礼状の書き方のサンプルです。
 
【前文】
簡潔な挨拶（長々とした挨拶は不要）
 
 
【主文①】
お礼―セミナー等に参加していただいたことに対するお礼等（「さて、このたびはご多忙中にもかかわらず、弊社主催の『◯◯◯◯セミナー』にご出演いただきまして、誠にありがとうございました。」）　※御礼の意を間欠に伝える
 
 
【主文②】
本来の用件―次へのステップにつなげる簡単な営業（「セミナーにかぎらず、貴社の◯◯◯◯に関しましてもお困りの点がございましたら、お気楽にご相談ください。」）
 
 
【末文】
（「末筆ながら、貴社のご発展を祈念いたしまして、御礼と代えさせていただきます。今後とも末永いお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。」）
※来場者のアンケートなどが入っていると尚可
 
以上、あくまで一例にすぎませんので、ご使用になる状況等に応じて、適宜文面を修正してください。

参加者・出席者への礼状

講演会やセミナーの参加者の方へ、営業フォローのためのお礼状の書き方をご紹介します。自社の製品やサービスを広く知ってもらうために講演会やセミナーを開催する場合、参加者への後追い営業は非常に重要です。そのためにも、参加者にメリットのある情報が盛込まれているなど一方的なセールスにならないような工夫が必要です。
 
本テンプレートは、主催した講演会、セミナー等の参加者へのお礼状の書き方のサンプルです。次のような文章構成にしています。
 
【前文】
簡潔な挨拶（長々とした挨拶は不要）
 
 
【主文①】
お礼―セミナー等に参加していただいたことに対するお礼等（「さて、このたびはご多忙中にもかかわらず、弊社主催の『◯◯◯◯セミナー』に参加していただきまして、誠にありがとうございました。」）
 
 
【主文②】
本来の用件―次へのステップにつなげる簡単な営業（「セミナーにかぎらず、貴社の◯◯◯◯に関しましてもお困りの点がございましたら、お気楽にご相談ください。」）
 
 
【末文】
（「末筆ながら、貴社のご発展を祈念いたしまして、御礼と代えさせていただきます。今後とも末永いお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。」）
 
以上、あくまで一例にすぎませんので、ご使用になる状況等に応じて、適宜文面を修正してください。では、セミナー等への参加・出席に対するお礼状の見本・サンプル・雛型・たたき台として、ご利用・ご参考にしてください。

講演会でよくある質問

以下のページに、よくある質問をまとめておりますのでご覧ください。
 
よくあるご質問

お客様の声

IT企業
講演会を開いたことがなかったので、事細かに色々と教えてくれて非常に為になった。迅速な対応も非常にありがたかった。
 
 
PTA関係
右も左もわからないので、大まかなイベントの流れを教えてもらった。初のイベント開催が成功したことで、また今後も開催したいと思う。
 
 
医療関係
講演料から講師をリストアップして教えてくれるので、毎回選定しやすい。スケジュールが合わなかった際でも迅速に別講師のスケジュールを確認してもらえてやり取りがスムーズ。
 
 
広告代理店
代理店が、主催への企画提案の段階でも対応してもらえるのがありがたい。
 
 
教育関係
サイトに掲載されていない講師も提案してもらえた。
 
 
商工会議所
毎年イベントを開催しているが、テーマと予算を伝えれば、どんな講師とでも連絡がとれるのは非常に便利。複数名でもやり取りしてくれるのが嬉しい。
 
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