毎日のタスクを上手に管理!タイムマネジメントを修得して無駄のないパフォーマンスを

Executive in a hurry, businessman looking at his watch on hand,

高いパフォーマンスで仕事をこなし、時間どおりにタスクを終わらせるためのスキルが“タイムマネジメント”です。タイムマネジメントが上手い人はスケジュール調整や効率的な仕事の配分などが上手く、ビジネスシーンにて高い成績を出しています。また、仕事を効率的に終わらせるだけにとどまらないのがタイムマネジメントの特徴。生産性が上がればモチベーションの向上にもつながり、残業が少なくなれば心身ともに安定して仕事に臨めるようになります。

 

ここでは、タイムマネジメントの必要性やメリット、具体的にどう実践すればよいかについてご紹介します。

 

■タイムマネジメントの必要性とメリット

hands of businesswoman working on laptop at office

特別なタイムマネジメントをしなくても仕事はこなせるかもしれませんが、さまざまな弊害が生まれます。例としてあげられるのは、残業の常態化です。効率的に仕事を回せないと時間だけを浪費することになり、生活への悪影響が出てきます。また、長い時間仕事をしたからといって多くのタスクをこなせるわけではありません。残業が常態化していると、多くの場合はだらだらと冗長な仕事をしている可能性があります。

 

チームで仕事をしている場合は、個人のタイムマネジメントがチームのタイムマネジメントにも影響します。タイムマネジメントは単に仕事を速く終わらせるだけでなく、自身が引き受けられるタスクの限度を知ることにもつながるので、効率的なチームマネジメントにもつながるのです。このような理由から、タイムマネジメントは仕事をする上で必要なことだといえます。

 

そんなタイムマネジメントを実施することで、どのようなメリットがあるでしょうか。

 

・重要度の高いタスクを確実な精度で完了できる

タイムマネジメントは仕事の速さだけでなく、その精度も高めます。重要度の高いタスクを完了できないことは少なくても、高い精度でこなすには事前準備や時間配分などが必要です。タイムマネジメントを実施することで、「もっとこうしておけばよかった」をなくすことが可能です。

 

・残業時間が減り、自由な時間やスキルアップの時間ができる

残業時間が減ることで、趣味の時間や家族のための時間、今後の仕事につなげるためのスキルアップの時間ができます。近年注目度を高めている「ワークライフバランス」の観点から見ても、重要なポイントです。

 

・精神的な余裕ができる

残業が長いことや仕事がなかなか終わらないこと、満足のいく仕事ができないことはストレスにつながります。タイムマネジメントはこれらの課題を解決し、精神的な余裕につながるのです。

 

■タイムマネジメントの基本!ToDoリストの作り方

hand write to do list on notebook

ここから、具体的なタイムマネジメントの方法をご紹介します。

タイムマネジメントの中でもいろいろな方法やコツがありますが、基本となるのはToDoリストの作成です。管理者やリーダーを対象に実施したあるアンケートでは、約80%が「その日の仕事開始前にToDoリストを作成する」と回答しています。また、仕事の予定が入るとすぐにToDoリストないしはスケジュール帳などに書き込むという項目では約96%が「はい」と回答しており、ToDoリストを駆使することが重要であることが分かります。

 

・すべてのタスクを書き出す

まずは自身がどのようなタスクをどれだけ抱えているのかを知ることが大切です。タスクを書き出す際には、会議や資料作成、クライアントとのアポイントメントなど重要なものだけでなく、それらに付随する実作業もすべて書き出します。少しでも時間が必要なタスクは、必ず書き出しましょう。できたものがToDoリストの元となります。

 

・重要度で振り分ける

タスクを重要度で振り分け、優先順位が分かるようにします。さまざまな振り分け方がありますが、おすすめは「緊急かつ重要なタスク」「重要だが緊急ではないタスク」「緊急だが重要ではないタスク」「緊急でも重要でもないタスク」の4つに分ける方法です。基本的には、この順番がそのまま優先順位になります。真ん中の「重要なタスク」と「緊急のタスク」は緊急のほうを優先しがちですが、重要なほうを後回しにすると後からしわ寄せが来たり仕事の精度が落ちたりするので、緊急のほうを周りに振れないかと検討することが大切です。

 

・必要のないタスクを整理する

「重要度で振り分ける」と同時進行、あるいは順序が逆でもよいですが、自身がやらなくてもいいタスクをどんどん整理していきます。上記の重要度でいえば、「緊急でも重要でもないタスク」はそもそも必要でない可能性があるので、検討しつつ思い切って消してしまいましょう。また、「緊急のタスク」を周りの人に任せられないかの検討もここで行います。ここでタスクをいくつか削除できれば、タイムマネジメントはある程度成功したと考えることができます。

 

・1日のスケジュールを組み上げる

出来上がったToDoリストをこなしていくためには、タスクを完了する順番や時間配分をきちんと決めることが大切です。おすすめの順番は、「すぐに終わる簡単なタスク」→「特に重要なタスク」→「その他のタスク」です。簡単なタスクからスタートするのは、すぐに終わらせることでエンジンをかけるため。特に重要なタスクは、脳が最大のパフォーマンスを発揮できるのが午前中であるため、午前中までに終わらせましょう。時間配分としては、フルタイムの場合、8時間すべてスケジュールで埋めてしまうのはおすすめできません。部下や後輩の質問を受ける、緊急のタスクを依頼されるなどイレギュラーが発生することを想定し、1日のスケジュールは短めに設定することが大切です。また、どうしても残業が必要になりそうなら、脳のパフォーマンスを考えて早朝残業のほうで対応できないか検討しましょう。

 

■タイムマネジメント実践のポイント

Freelance graphic designer is worker on his deadline job

ToDoリストを作成して実行する以外にも、タイムマネジメントに大切なポイントがいくつかあります。ここでは、5つのポイントをご紹介します。

 

・締め切りを必ず設定する

会議や他社とのアポイントメントなど必ず締め切りが存在するタスクはもちろん、自分だけの作業で締め切りが必要ないタスクでも必ず設定するようにしましょう。すべてのタスクに締め切り日、締め切り時間を設定することで時間内に終わらせるという意識が生まれ、本当に重要なタスクにも「きちんと準備ができる」「集中して取り組める」という好影響が生まれます。また、本来必要な締め切りよりも短めに設定することで、精神的な余裕やイレギュラーへの対応力につながります。

 

・「結果」をベースにタスクを設定する

タスクは、その過程ではなく結果をベースに内容を考える必要があります。例えば「会議をすること」や「1日何社訪問する」というタスクは目標達成に結びついておらず、成果がなければ新たなタスクが増えることに。「会議の議題がまとまること」や「何社と契約する」などの結果をベースとしたタスクにすることが大切です。

 

・大きなタスクは分割する

時間のかかる大きなタスクは完了するまでに達成感が得られず、進捗も把握しづらいため、より小さなタスクに分割しましょう。小さなタスクに分割すれば進捗が分かりやすくなり、その日の作業の切り上げどきも判断しやすくなります。もちろん達成感にもつながるため、能率を上げて進めるためにも効果的です。作業内容を区切りづらい雑務も、ある程度の自分ルールで分割すれば進めやすくなります。また、タスクは小さければ小さいほど周りの人に振りやすくなります。

 

・5分で終わることはすぐに着手する

5分というのは目安ですが、すぐに終わるタスクは先延ばしにすると結局やらなくなる可能性があるため、よほど切羽詰まった状況でなければ現在のタスクを中断して差し込むのがおすすめです。どうしても後回しにしてしまう場合は、きちんとToDoリストに書き加えるようにしましょう。

 

・自分以外でもできることは振る

タスクを重要度で振り分けたときの「緊急だが重要ではないタスク」と「緊急でも重要でもないタスク」は、自分以外でもできることがほとんどです。こういったタスクは積極的に分担することで、時間を効率的に使えるようになります。また、チームで仕事をする上では「自分しか分からない、自分しかできないタスク」はゼロであることが理想。ひとつのタスクにつき2人以上が担当できると、緊急時の対応力が強いチームだといえます。

 

■生産性を上げるためのポイント

努力次第で工数が増減するタスクに関しては、生産性の向上のために目標設定を工夫することができます。以下のポイントを押さえてタスク一つひとつの生産性が上がれば、1日により多くのタスクがこなせるようになり、自身やチーム、ひいては会社の評価にもつながります。

 

・定量的な数値で目標を設定する

資料作成の本数や営業先の件数、会議時間などは必ず数値を設定しましょう。数値で目標設定することで達成か未達かが分かりやすくなり、目標への意識が高まり、第三者からの評価も受けやすくなります。

 

・今の限界より少し上に設定する

数値目標は、今の限界より少し上に設定することで「達成しよう」という意識を高めることができます。そのためにはまず、自身の作業スピードを測ることが重要。そこで平均値や限界値を把握し、達成できそうな目標より少し高めの目標を設定しましょう。こうすると時間内に達成できないケースも当然出てきますが、上記の「ToDoリストの作り方」でご紹介した「1日のスケジュールは短めに設定する」を実践していればリカバリーが可能です。注意点としては、高すぎる目標は設定しないこと。達成感を得られなかったりスケジュールが破綻したりするので、無謀な目標設定はしないことが大切です。

 

 

ここまでご紹介してきたように、効率的なタイムマネジメントができればパフォーマンスが向上し、タスクを無理なく確実に完了できるようになります。仕事の能率を上げられるだけでなく、早い時間に仕事が終わることでプライベートの時間が増え、精神的な余裕にもつながります。ToDoリストを活用し、「締め切りを必ず設定する」「大きなタスクは分割する」などのポイントを参考にして、自身の時間を管理できるようにしましょう。

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