さまざまなスキルに通ずる!コミュニケーション能力について

Group of businesspeople discussing on a project outside in moder

ビジネスパーソンに必要なスキルにはさまざまなものがあり、中でも特に重視されているのは「コミュニケーション能力」です。2016年に日本経済団体連合会が行った調査では、「企業が採用選考時に重視する点」という項目にて、コミュニケーション能力が13年連続で第1位という結果になっています。

 

そこで今回は、数多くあるビジネススキルの中でもコミュニケーション能力に焦点を当て、重要性や向上させる方法、修得するメリットなどについてご紹介します。コミュニケーション能力を高めて、優秀なビジネスパーソンへと成長しましょう。

 

■企業活動の円滑化につながる!コミュニケーション能力の重要性

ビジネスシーンにおいて求められるビジネススキルはさまざま。その中でも特にコミュニケーション能力が重視されている理由には、「多くのビジネススキルに通ずる」という特徴が関係しています。

 

例えば、新人のビジネスパーソンが身に付けるべきスキルには挨拶や電話対応、報連相(報告・連絡・相談)などがあげられます。これらはすべて第三者に何かを伝えたり、反対に話を聞いたりといった「人と人とのコミュニケーション」で成り立っています。もちろん、中堅・ベテランのビジネスパーソンに必要となるプレゼンテーションや改善提案、後輩指導などのスキルも、人と人のコミュニケーションで成立しています。つまり、コミュニケーション能力はさまざまなビジネススキルを修得する上で欠かせないスキルなのです。

 

しかし昨今はITツールの普及や活用により、対面でのやり取りが減少しているといわれています。こうしたコミュニケーション不足は正確ではない情報伝達や共有不足などにつながり、最終的には大きなトラブルに発展してしまう恐れがあります。そのため、常日頃から良好なコミュニケーションを心掛け、方向性や認識のズレ、作業効率の低下、お客さまからの信用の低下などがないよう十分注意することが大切です。

 

さまざまなビジネススキルに通ずるコミュニケーション能力を高めることができれば、チームワークが強くなり、さらにはスキルアップ効果により生産性や業績の向上も期待できます。では、コミュニケーション能力を高めるためには、どうすればよいのでしょうか。

 

■押さえておきたい!コミュニケーション能力を向上させる方法

People Meeting Conference Discussion Brainstorming Concept

コミュニケーション能力は、修得が必要なビジネススキルのひとつ。生まれつきの才能でもなければ、自然と身に付くものでもないため、スキルアップを目指すならトレーニングを積む必要があります。

 

ビジネスパーソンに求められるコミュニケーション能力は、ずばり「相手に伝わる話し方」。ビジネスシーンでは相手に共有したいことを一方的に伝えるのではなく、内容をしっかりと理解してもらい、その内容を踏まえ意図した行動を取ってもらってはじめて、真のコミュニケーション能力を発揮できたと考えられます。では、具体的にどのようなトレーニングを積めば相手に伝わる話し方を身に付けることができるのでしょうか。以下では、ビジネススキル別にトレーニング内容をご紹介します。

 

・報連相

報連相(報告・連絡・相談)は、仕事を円滑化させるために欠かせないビジネススキルのひとつ。上司や部下にきちんと伝わる報連相を行うためには、声をかけるタイミングや頻度、話す内容の順序などを意識することが大切です。自分の伝えたいことだけをダラダラと共有したり、そもそも報連相を疎かにしたりすると、意思の疎通が上手くできず企業活動に悪影響をもたらす可能性があります。そのため、相手の都合を確認しながら話しかけるタイミングを伺う、結論を先に述べて相手が理解しやすいように伝えるなどの工夫を取り入れることが大切です。

 

・プレゼンテーション

自分の企画を大勢の人に提案するプレゼンテーションは、大きくふたつの段階に分けることができます。ひとつは資料作成で、このときポイントとなるのは提案内容の構成。SDS法などの伝わりやすい構成方法を活用して、誰もが理解しやすい構成を意識することが大切です。もうひとつは発表で、このときポイントとなるのは声量や視線、表情など。遠くのほうにいる相手にまで聞こえる声量か、カンペやパソコンの画面ばかりを見ていないか、強張った表情になっていないかなどに気をつけることで、分かりやすく信頼性のあるプレゼンテーションを行うことができます。

 

・ヒアリング

ヒアリングとは、相手の話を聞きながら情報を収集すること。しかしコミュニケーション能力が劣っていると、相手の意見をなかなか引き出せず、上手く情報を得られない場合があります。ヒアリングを円滑に進めるためには、親しみやすい表情や敬意を払った言葉遣い、自信にあふれた姿勢を意識することが大切です。自己主張と傾聴のバランスを崩さないことを意識すれば、おのずと相手にとって話しやすい環境を作ることができます。

 

これら3つの項目に共通しているのは、「相手の立場に立つ」ということ。コミュニケーションの基本となる会話は、言葉のキャッチボールで成り立っています。どんな言葉で説明したら理解してもらえるかなどを相手の立場になって考えることで、上手にコミュニケーションを取ることができます。もちろん、このポイントは自分から何かを伝えるときだけでなく、第三者から何かを受け取るときも意識することが大切です。相手が心地よく話せるよう相槌を打ったり、話を曖昧にしない質問を投げかけたりして、コミュニケーション能力を高めましょう。

 

■何が違うの?コミュニケーション能力が高い人と低い人

business people during a meeting at the office

コミュニケーション能力を高める方法は、上記でご紹介したもの以外にもあります。それは、コミュニケーション能力が高い人の特徴を把握し真似てみるというもの。自分とは何が違うのかを明確にすることで、コミュニケーション能力の向上につなげることができます。

 

例えば、コミュニケーション能力が高い人の多くは相手(人)への興味・関心が強い傾向にあります。そもそもコミュニケーションとは、お互いの意見や考え方、情報などを知るための手段。相手への興味・関心が弱いと必要最低限の会話しか交わせず、欲しい意見や情報を引き出すことは困難となってしまいます。人は、自分のことを理解しようとする相手に好感や信頼を寄せるので、まずは相手に興味・関心を持つことから始めてみましょう。

 

またコミュニケーション能力が高い人は、話すことよりも聞くことに集中している場合がほとんど。相手の話をしっかり聞いて、その中から話をより広げられるポイントを拾っているのです。ビジネスにおいて、聞くことは上司や部下、お客さまと関わる上で基本となる姿勢のひとつ。相手との共通点を見つけて話を広げたり、相手が興味・関心を持っている話題を深く掘り下げたりといった聞く姿勢を意識すると、より意味のあるコミュニケーションにつながります。コミュニケーション能力が低い人は、話すことに注力しがち。相手に言葉という名のボールを投げるだけでなく、相手から投げられるボールを受け取る側にも立つことで、自然と会話が弾んでいきます。

 

この他にも、比喩や例え話を取り入れて会話に深みを持たせたり、鉄板ネタを話して相手に自分の印象を覚えてもらったりと、コミュニケーション能力が高い人ならではの特徴はたくさんあります。身近にコミュニケーション能力が高い人がいたら、ぜひその人ならではの特徴を見つけて真似てみてください。

 

■プライベートでも役立つ!コミュニケーション能力の修得によるメリット

Business people in modern office

コミュニケーション能力の修得は、他のビジネススキルの修得や向上に役立つだけでなく、企業活動の効率化や生産性の向上などにもつながります。この他にも、コミュニケーション能力の修得がもたらすメリットはたくさんあり、そのどれもがビジネスパーソンとしてのスキルアップに役立ちます。

 

例えば、「自分の意見を簡潔に伝えられるようになる」というメリットがあげられます。考えがまとまらないうちに情報や意見を共有することがなくなるので、相手に上手く伝わらないといったことが少なくなるのです。これにより自分の中で考えをまとめてから話すというクセがつき、どんなシーンでも簡潔で伝わりやすいコミュニケーションを取ることができます。

 

また、「相手の考えを読み取れるようになる」というメリットもあります。人の言動には目的や意図があり、それを汲み取ることもまたコミュニケーションのひとつ。これを修得することで「時計をチラチラ見ているからきっと急いでいるんだろう」などと、会話をせずとも相手の状況や心情を察することができるようになるので、適切なタイミングでコンタクトを取れるようになります。

 

人に何かを教えるのが楽しくなるなど、コミュニケーション能力の修得により得られるメリットは他にもあります。もちろんビジネスシーンだけでなく、家族や友人、恋人と過ごすプライベートシーンにも大きく役立ちます。コミュニケーション能力を修得して、ビジネス・プライベートの両方でどんどん活用しましょう。

 

 

コミュニケーション能力は、数多くあるビジネススキルの中でもっとも重視されているスキルです。しかし、実際はビジネスシーンにおけるITツールの普及・活用をはじめ、プライベートシーンにおけるインターネットやSNSの普及・利用により、コミュニケーション能力の低下が進んでいるのが現状。こうした状況を改善するためには、一人ひとりが積極的にコミュニケーション能力の向上に向けて取り組むことが大切です。

 

その方法としておすすめなのが、今回ご紹介した「相手の立場に立つこと」や「コミュニケーション能力が高い人の特徴を真似ること」など。加えて、コミュニケーション能力に精通した人物の話を聞き、そこからスキルアップのポイントを学ぶのもおすすめです。講演会であれば、自分だけでなく他の人も一緒にコミュニケーション能力を見直すことができるので、チームや企業全体のスキルアップにつながります。

 

ぜひこの機会に、自分ひいてはチームや企業のコミュニケーション能力を再確認してみてはいかがでしょうか。

 

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